Introducción
El sistema GEScid (Gestión de Custodia y documentación interna de garantía) tiene por objetivo, llevar un control de los documentos de garantía que circulan en el servicio para evitar la perdida de dichos documentos.
Su funcionamiento parte desde Oficia de Partes, en donde se hace ingreso de los documentos de garantía mediante el sistema PANEL, los que son tomados automáticamente por este sistema. Se ingresan los datos necesarios a GEScid y con ello el resto de departamentos podrán la realizar peticiones de devolución de estos documentos cuando ellos estimen conveniente, con lo anterior los documentos permanecen siempre en la caja fuerte de Custodia sin necesidad de estar en poder de funcionarios a cargo de proyectos.
Este sistema cuenta con un seguimiento de los estados que va tomado cada documento mientras sigue su ciclo de vida al interior del Subdepartamento de Finanzas, por lo que es posible saber que usuario ha hecho alguna acción sobre el documento, como por ejemplo quien hizo el ingreso del documento a Custodia, quien solicita un documento, etc.
Lo anterior permite cumplir el objetivo de que los documentos de garantía no estén repartidos en las distintas dependencias del servicio, obtener un histórico de los estados por los que pasa un documento, registro de usuario que realizan acciones sobre cada documento, generar oficios automáticamente con todos los datos necesarios y obtener multiples reportes.
Múltiples Establecimientos
Este sistema esta preparado para se utilizado en variados establecimientos, tanto de la región como desde otras, por lo que es posible que un usuario realice labores en un "establecimiento Nº1" y "establecimiento Nº2", por lo que al momento de ingresar al sistema deberá seleccionar a cual de dicho establecimientos desea conectarse.
Este sistema cuenta con un cambio de establecimiento, sin necesidad de cerrar sesión, por lo que solo se necesita un usuario y contraseña para poder ingresar a todos los establecimiento y sistemas que se tenga asignado un usuario, lo que cumple la funcionalidad de Login único.
Lo anterior es porque toda la información se encuentra separada por cada establecimiento en donde se utilice el sistema, por lo que no es posible, por seguridad, que otros usuario puedan acceder a la información de otros establecimientos a los que no tenga acceso.